業務で使用する作業の手順書　タブレットで効率的に管理しよう！

• 2024.03.05
• 用途別活用法

作業手順書を利用すれば、作業の手順を誰でも簡単に理解できます。業務において必要不可欠な作業手順書は、現在でも紙ベースのものが多いのではないでしょうか。紙の作業手順書は持ち運びや情報共有の点で不便に感じることもあるでしょう。

業務の効率化を図るなら、作業手順書をタブレットで管理してみませんか。この記事では、作業の手順書をタブレットで管理するメリットを紹介したうえで、作業手順書を電子化する方法について説明します。

作業の手順書をタブレットで管理するメリットは？

紙ベースで管理してきた作業の手順書をタブレットで管理できるようにすると、さまざまなメリットを受けられます。主なメリットとしては下記があげられます。

・紙の使用量を削減できる
・簡単に持ち運びできる
・情報を共有しやすい
・作業品質が向上する

紙の使用量を削減できる

作業手順書をタブレットで作成すると、紙の使用量を削減できます。

それにより、紙の購入コストを減らせるほか、作業手順書を印刷するコストも抑えられます。また、紙の使用量が削減できればコストの削減に加えて森林資源の保護にもつながります。

しかも、環境保護の関心が高まっている中では、ペーパーレス化に取り組む企業は消費者から良い印象を受けやすくなるメリットもあります。企業のイメージアップにつながれば、売上の増加も期待できます。

簡単に持ち運びできる

作業の手順書をタブレットで管理するメリットは、簡単に持ち運びができる点です。

手順書を紙ベースで保管している場合、作業の内容によっては多くの手順書を持ち運ばなければならない場合があります。そのため、手順書が重く感じて持ち運びがつらく感じることもあるでしょう。

その点、手順書をタブレットで管理していれば、手順書の量がどれだけ増えてもタブレットを持ち運びするだけで済みます。

情報を共有しやすい

作業の手順書をタブレットで管理すると、手順書に記載された内容を共有しやすくなります。

たとえば、現場で作業中に何らかのトラブルが発生した場合、現場と事務所にいる従業員との間で作業方法を見直す必要が生じます。その場合に、現場と事務所の双方で手順書の内容を確認しあえば、どのように作業を進めれば良いかを決めることができます。

タブレットを活用して手順書に記載された内容をお互いに共有できれば、業務の効率性が高まります。

作業品質が向上する

作業の手順書をタブレットで管理できると、先述した通りさまざまなメリットが得られます。

作業手順書の電子化で業務の効率化が実現すると、作業をしやすい環境となるため、おのずと作業品質が向上します。

作業の品質を高めるためには、作業者が余裕を持って作業にあたることがポイントです。タブレットの機能を活用することによって余裕を持ちやすく、広い視野を持ちやすくなることで質の高い業務をおこなえます。

作業の手順書を電子化する方法は？

手順書を紙ベースで作成していて、それをタブレットで閲覧できるようにする場合、手順書を電子化する必要があります。

ここでは、作業の手順書を電子化する流れについて説明します。具体的には下記の流れとなります。

・電子化する目的を決めておく
・どの手順書を優先的に電子化するか決める
・電子化するときに使うツールを決める
・手順書を電子化する

電子化する目的を決めておく

作業の手順書を電子化する場合は、その目的をあらかじめ決めておきます。

目的は、先述した「作業の手順書をタブレットで管理するメリット」の中から選ぶ方法があります。

たとえば「情報を共有しやすい」という点で電子化に取り組めるほか「持ち運びの利便性」を主な目的として電子化に取り組むこともできます。

目的を持って電子化に取り組むと、従業員にもその目的が伝わりやすくなるため、作業の手順書を電子化する場合にスムーズな移行が可能です。

どの手順書を優先的に電子化するか決める

企業で使用している作業手順書の種類が多い場合、どの手順書を優先的に電子化するかを決めておく必要があります。

簡単な例をあげると、危険物の取り扱い方が書かれた手順書、採用の方法に関する手順書、経費精算の手順書の3種類があるとします。

このうち、電子化の優先順位が高いのは「危険物の取り扱い方が書かれた手順書」といえるでしょう。なぜなら、危険物の取り扱いは手順を誤ると事故につながる可能性があるためです。

多くの手順書があり、一度に電子化できない場合は優先順位を決めておきましょう。優先順位が高いものは、手順書を作成することで安全性が高まるものや、作業の手順でミスが発生しやすいものです。

電子化するときに使うツールを決める

手順書を電子化する場合は、どのようなツールを使うかをあらかじめ決めておきます。

手順書を電子化できるツールの中には、紙ベースの手順書をスキャンして電子データにまとめられるものや、撮影した画像や動画の一部を活用し、そこに文字を挿入することで電子化されたマニュアルを作成できるものなどがあります。

作成したい手順書の内容に応じて、自社に合ったツールを選びましょう。

手順書を電子化する

電子化するツールが決まったら、実際に手順書を電子化していきます。

ツールによって電子化する方法は異なるので、ツールのマニュアルの内容を理解したうえで電子化の作業を進めましょう。

また、作業手順の内容は状況に応じて改善されていくことがあります。作業手順の内容が変わったときは、その都度作業手順書の内容を更新していきます。

まとめ

作業の手順書を電子化してタブレットで管理すると、従業員同士で簡単に情報を共有できます。

また、手順書はタブレットで閲覧できるため、現場まで手軽に持ち運ぶことが可能です。多くの手順書を持ち運ばなくても良い点はメリットといえるでしょう。

作業の手順書の電子化をスムーズに進めるためには、電子化する目的を明確にすることが重要となります。目的がはっきりとしていれば、従業員としても作業手順書を電子化することに納得しやすくなるためです。

労働力不足であるときほど、限られた人員で業務を効率的におこなう必要があります。作業手順書を電子化し、タブレットで手順書を利用しながらその利便性を体感してみませんか。

作業の手順書をはじめとして、文書管理におけるタブレットの活用について知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。