マニュアルを電子化してタブレットで活用しよう

• 2023.02.03
• その他

多くの業界でデータのデジタル化、IT化が進められています。文書や請求書だけでなく、マニュアルの電子化も増えてきました。マニュアルの電子化では、タブレットを活用している事例が多く見受けられます。

今回は、マニュアルを電子化することのメリット・デメリット、マニュアルを使う業種や利用シーン、マニュアルをつくる上で注意したいポイントなどを紹介します。

マニュアルを電子化するメリット・デメリット

では、マニュアルを電子化することでどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。まずはメリットをあげていきます。

持ち運びできる

マニュアルは職種や業務によって膨大かつ何十種類も分類されていることがあります。それらのマニュアルを電子化すれば、タブレットを介していつでも閲覧できるようになります。現場ごと、業務ごとに確認するため探して持ち歩く、元に戻すといった手間もなくなり、業務効率・改善につながります。

検索しやすい

必要なファイルや項目などページをめくりながら探す紙媒体と異なり、電子マニュアルは項目やキーワードの入力を行うだけですぐに必要なページを探すことが可能です。特にマニュアルは、その場での対応を求められていることが多いためスピーディーな問題解決につながります。

管理しやすい

マニュアルは、電子化することによって管理しやすくなります。マニュアルは作成して終わりではなく、情報の更新やファイルの差し替え、配布などがあり、それらをPCやタブレット上で操作すればすぐに全員と共有できます。紙資料を保管するスペースも必要ありません。

また紙ファイルの場合、持ち歩きや放置などによる紛失の可能性も考えられます。マニュアルをデジタル化し、認証アクセスなどを設けることによって紛失によるリスクや不正アクセスを防止することができます。

コスト削減につながる

紙マニュアルを従業員ごとに印刷すると、新しい従業員が来るたび、マニュアルを更新するたびに印刷、配布しなければなりませんが、電子化することで紙代や印刷代、配布する手間などを省きコスト削減につながります。

ただ、電子化にもデメリットはあります。考えられるものをいくつかあげてみましょう。

複数ページを閲覧しにくい

マニュアルを閲覧するとき、複数のファイルや項目を閲覧しなければならないことがあります。タブレットの場合、複数ページを開いて読み進めることができないので不便を感じることが考えられます。

関連事項を横断しなければならないときは、「関連リンク」などを設けて該当するページにジャンプできるよう編集に工夫が必要です。

利用までに時間がかかる場合がある

これまで複数部署が独自にマニュアルを作成していた場合、それらを収集・編集するには時間がかかることがあります。その間、簡単に他の人が編集できないよう権限を与えるかPDF化するなど管理が重要です。担当者を決めて、スケジュールや予算を組みながら作業を行いましょう。

マニュアルを使う場面・業種

電子マニュアルは、さまざまな業界で利用されています。代表的なのが製造業で、産業機器や設備装置を扱うための取り扱い説明書など、従業員ごと、生産ラインごとに必要なマニュアルをタブレットで確認できるようにしています。

また建設業・土木・測量などでも、さまざまな機械を扱うため操作マニュアルを設けています。金融サービスでは、契約書や約款、規定集などの制作や更新に、ITソフトウェア業界などもバージョンアップの頻度が高く、ソースコードの管理、ドキュメント管理などでマニュアルを設けています。

ほかにも医療・介護業界では医療機器の使い方、患者・利用者・家族への対応マニュアル、各種書類申請の手続き方法などがあげられます。

マニュアルづくりのポイント

マニュアルは、ミスをなくし事業が円滑に進むために重要なツールです。ただこれまでの紙文書をデジタル化すればよいわけではなく、従業員に積極的に活用してもらえるようにするための考え方が必要です。

まず、マニュアルの対象と目的を明確にしましょう。マニュアルによってミスが減少する、業務が効率化する、利便性が向上するなど、得られる効果を想定しながら対象者（部署）などを決定し、社員を担当に加えて現場視点を取り入れながら業務範囲や手順、求められるレベルなど深く掘り下げて作成します。

また、ITツールの選択も重要です。マニュアル作成にはワードやエクセルのようにテンプレートを使用する方法もありますが、現場に合わせて画像や動画が組み込めるツールを利用することも検討しましょう。ITツールは、無料でできるものから多機能な有料ツールもあるので比較・検討してみましょう。

まとめ

従業員によっては、電子マニュアルを使いこなすのが難しいケースもあります。分かりやすく、タブレットで簡単に操作できるシンプルなITツールを選ぶことが大切です。従業員の円滑な作業、やる気を促し、提供する商品・サービスの品質向上にもつながるマニュアルを作成しましょう。

社内のペーパーレス化、安全な文書管理ソリューションをお探しの方は、ぜひこちらを参考にしてください。