企業でやりがちなタブレットの失敗を事例と合わせて紹介

• 2022.12.05
• 活用事例

ビジネスでのタブレット活用

タブレットは携帯性に優れ、紙資料なしで検索できる、または移動時間にも手軽に利用できるなどの利便性を期待したものの、実際には活用しきれずに失敗してしまったという例も少なくありません。

なぜ失敗してしまうのでしょうか。今回は、タブレット活用の失敗の理由や、トラブルを回避するための対策について学んでいきましょう。これからタブレットの導入を検討している人、導入したものの活用に悩んでいる人は参考にしてみてください。

タブレット活用の失敗例と対策

ある広告代理店では、クリエイティブ部門、営業部門などを中心にタブレットの導入を進めてきました。従業員は若年層が多かったこともあり、浸透も早く上層部は活用されていると判断していましたが、実際には私的利用が相次ぎ、紛失や置き忘れ、また業務に無関係なアプリのインストールや、危険なサイトの閲覧なども発生していました。

その事態に、情報漏えいのリスクなど危機感を抱いた経営層はタブレット活用の見直しを行います。そして「モバイル端末管理ツール」を導入し、社員のタブレットの利用状況を監視するとともに、許可のないアプリやファイルのダウンロードを厳しく制限しました。

その結果、ウイルスの感染や情報漏えいのリスクは抑えられましたが、今度は従業員がタブレットを利用しなくなってしまい、新たな課題となっていきました。

その課題と向き合った結果「ペーパーレス化」を目指すことになりました。最終的な目標は、紙であふれかえった社内スペースを確保することにあり、その手段として必要なドキュメントは貸倉庫に保管し、現在使用しているファイルやドキュメントはすべてデジタル化しました。新しい紙資料の作成も禁止した結果、オフィススペースを約3割増加し、働きやすい環境づくりに成功しました。

タブレット導入がうまくいかない理由は？

この事例は結果としてタブレットの導入から活用まで導くことができましたが、実際には導入までのハードルが高いと感じている企業があるのも事実です。どのような課題があるのか、考えられる理由をいくつかあげていきましょう。

導入コストとシステムの安定化

タブレットの導入だけでなく、通信コストや周辺機器、システムの構築、セキュリティ対策など導入から運用まで多くの製品コスト・ランニングコストがかかります。特にシステムの安定した稼働を維持するために、メンテナンスも欠かせません。システムが止まってしまうと、業務自体が止まってしまい収益や信用問題にも関わります。

従業員のラーニング

社内の変革を起こすためには、従業員の意識改革やスキル習得が必要です。タブレットを導入することにより、既存の業務フローを変えることに抵抗を感じる、あるいは新しい試みを主体的に取り組むのが難しいと感じる人もいるからです。知識やスキルを習得する研修などを行う投資と時間も必要です。

タブレット導入を成功させるポイント

では、タブレット導入の失敗や課題を踏まえて、どのような点に注意するべきでしょうか。考えられる要素を1つずつみていきましょう。

目的を明確にする

まずタブレットで何をするのか、目的を明確にすることが大切です。失敗例は、目的を持たずに導入していたり、タブレットそのものを持つことが目的となっていたりするケースが考えられます。目標を掲げ、チームまたは社内全体でビジョンや目標を共有しましょう。

経営層が主体となる

タブレットの導入は、業務改善または改革を目指すために行うものであり、経営に関わるためマネジメント層がリーダーシップをとることが重要です。その取り組みによって、従業員のモチベーションにもつながります。

リーダーの任命

従業員の意識を変えてITリテラシーを向上させるためには、牽引するリーダーの存在が必要です。複数のチームをつくり、それぞれにリーダーを輩出してタブレット導入・運用のノウハウを教育しましょう。

利用条件やガイドラインの設置

業務用タブレットを従業員が私的利用する、あるいはまったく利用しないという状況は、利用条件や活用範囲の規定を設けていないことが考えられます。タブレットを配布するだけでなく、初期設定から操作手順、方法などの指導が必要です。その基準を守りながら、どのような取り組みが行えるかを議論していきましょう。

まとめ

タブレットを導入することによって、多くのデータにアクセス・編集・保存することができるようになるほか、契約書のサインなども画面上で行うことができるようになります。これまでのように紙資料を探したり持ち運びしたりする手間や負担を軽減できるため、業務の生産性が向上し、新しいビジネスモデルを創造する機会にもつながるでしょう。

失敗事例からも分かるように、タブレットを導入したからといっていきなり業務フローや工数を変化させることは困難です。部門ごとに少しずつ導入する、有効性を実証してからアプリをインストールするなど、ステップを踏みながら規模を拡大していきましょう。

タブレットの導入により、様々な業務改善効果が見込めます。営業の業務改善についてさらに知りたい方は、以下を参照してみてください。

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