勤怠管理業務はタブレットで！メリットや注意点はどんなこと？

• 2023.02.03
• 用途別活用法

タブレットは手頃な大きさで使いやすい端末であるため、現在では多くの業務に使用されています。

タブレットで行える業務の一つとして例をあげると「勤怠管理」があります。タブレットを利用すると、勤怠管理の業務をどのように進められるのでしょうか。

そのほか、タブレットで勤怠管理を行う場合のメリットや、注意しておきたい点についても説明します。

タブレットでも勤怠管理が可能

現在では、勤怠管理をタブレットでも行えるようになりました。

タブレットで行える勤怠管理の業務として主なものをあげると、下記のとおりとなります。

・出退勤時の打刻
・勤怠データの自動集計
・残業や有給休暇などの申請、承認
・残業時間が超過しそうな場合などに通知する

勤怠管理に関する業務にはさまざまなものがありますが、勤怠管理アプリを利用すれば、タブレットで多くの勤怠業務を処理できます。

なお、タブレットで勤怠管理システムを利用する場合は、勤怠管理アプリをインストールすることが一般的です。

タブレットで勤怠管理を行うメリットは？

タブレットで勤怠管理を行うメリットとしては、下記があげられます。

・勤怠管理の業務を効率的に行える
・外出先でも出退勤の打刻が可能
・法令に基づいた勤怠管理ができる
・出退勤の時刻を元に人件費や給与計算ができる

それぞれの内容について説明します。

勤怠管理の業務を効率的に行える

勤怠管理の業務にタブレットを利用すると、効率的に業務を進められるため、コストの削減にもつなげられます。

従来は、出退勤時に打刻する場合は、タイムレコーダーにタイムカードを通す必要がありましたが、タブレットで勤怠管理を行えば、タブレットの画面をタップするだけで出退勤時の打刻ができます。

企業としてはタイムレコーダーを導入する必要がないため、コストを削減できる点がメリットです。

さらに、従来は打刻された出退勤データを手作業で集計しなければなりませんでしたが、タブレットを利用すれば、出退勤データの集計が自動化されるため、勤怠業務の管理者は集計された内容を確認するだけで済みます。

出退勤データはクラウドに保管される仕組みであるため、紙ベースで保管する手間も省けます。

外出先でも出退勤の打刻が可能

勤怠管理アプリの種類によっては、外出先でも出退勤の打刻が可能なものがあります。

外出先で出退勤の打刻をするためには、GPS機能を利用して従業員の位置情報を入手できること、従業員のタブレットで打刻ができることが条件となります。

その条件を満たしていれば、営業活動や出張中のために会社で打刻ができない場合であっても、タブレットを使って打刻ができます。

従来は、会社で打刻ができない場合は、その日の勤怠データを別途追加する作業が発生していましたが、タブレットで打刻できれば、打刻データの入力漏れが少なくなるため、作業負担の軽減につながります。

法令に基づいた勤怠管理ができる

タブレットで勤怠管理を行えば、法令に基づいた勤怠管理も可能となります。

勤怠に関連する法令について一例をあげると、下記のものがあります。

・残業時間の上限：1か月あたり45時間・1年あたり360時間
・年次有給休暇：年間5日は必ず取得する

勤怠管理をタブレットで行わない場合は、勤怠データを集計しながら、勤怠業務の担当者が従業員に対して残業時間を超えないように、または有給休暇を取得するようにと伝えなければなりません。

その点、タブレットで勤怠管理を行えば、残業時間の上限に達しそうな従業員や有給休暇の取得日数が少ない従業員に対してメール、またはアプリの画面上で通知できます。

このような仕組みにより、勤怠に関連する法令を守ることが可能となります。

出退勤の時刻を元に人件費や給与計算ができる

タブレットで勤怠管理を行うと、出退勤の時刻を元に人件費や給与の計算も行えます。

人件費や給与を計算するためには、出勤日数や1日あたりの労働時間、残業時間や有給日数などのデータが必要となります。

タブレットで勤怠管理を行えば、これらのデータはすべてそろっているため、データを利用し、計算式に基づいて計算すれば人件費や従業員の給与を算出できます。

タブレットで勤怠管理を行うことで、勤怠データの集計の自動化にとどまらず、人件費や給与計算も自動化できます。

タブレットで勤怠管理を行う場合の注意点は？

ここまで、タブレットで勤怠管理を行う場合のメリットについてみてきましたが、タブレットで勤怠管理を行う場合の注意点も把握しておきましょう。

具体的な内容としては、下記があげられます。

・毎月の利用料金がかかる
・従業員にとって使いやすい勤怠管理アプリを導入する

それぞれの内容について説明します。

毎月の利用料金がかかる

タブレットで勤怠管理アプリを利用する場合、多くのサービスは毎月の料金がかかります。

その理由は、多くの勤怠管理アプリがクラウド型のサービスを利用していることと関係しています。

クラウド型サービスの利用料金は、保管するデータの量やデータの通信量などで決まります。

勤怠管理アプリの場合を例にあげると、利用する従業員の数が少なければ割安な料金で済みますが、多くの従業員が利用する場合は料金は割高となります。

ただし、クラウド型のサービスは自社でデータを保管する必要がないため、初期費用はさほどかからない点がメリットといえます。

勤怠管理アプリを導入する場合は、勤怠管理業務の効率化によって導入費用の元が取れるかどうか、という観点から検討してみましょう。

従業員にとって使いやすい勤怠管理アプリを導入する

勤怠管理アプリを導入する場合は、従業員にとって使いやすいと感じられるものを選びましょう。

特に、出退勤時の打刻を各従業員のタブレットで行う場合、従業員にとってわかりやすく感じられる勤怠管理アプリを選ぶ必要があります。

なぜなら、勤怠管理アプリで打刻する従業員が多くなるほど、打刻の方法がわかりにくいと感じる人が増えるためです。

シンプルでわかりやすい勤怠アプリであれば、多くの従業員が出退勤時の打刻を手軽に行えます。

まとめ

タブレットを利用して勤怠管理業務を行うと、企業内で出退勤時の打刻を行えるだけでなく、企業に出勤せずに営業先や出張先から直接打刻ができます。

出退勤データなど、勤怠管理に関するデータは自動で集計されるため、事務的な作業の手間が省けるほか、勤怠データに基づいて人件費や給与計算も行えます。

勤怠管理にタブレットを導入することで、業務の効率化を図りましょう。

勤怠管理にタブレットの利用を検討されている企業様は、こちらのアプリがおススメです。