申請・承認作業を自動化、ワークフローシステムをタブレットに導入しよう

• 2023.03.01
• 用途別活用法

企業内で業務を進めていくためには、上司などに対して業務についての申請が必要となる場合があります。また、申請を受けた人は承認するかどうかの判断が求められます。

従来は、申請しようとしても承認者が外出中の場合はなかなか承認に至らず、業務がとどこおる点がネックでした。

しかし、ワークフローシステムを導入し、タブレットで利用できるようにすれば、時間や場所を問わずに承認が可能となり、業務の効率化につながります。

この記事では、ワークフローシステムとは何かについて説明したうえで、タブレットに対応しているワークフローシステムを紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までの一連の業務を電子化する仕組みのことです。

ワークフローシステムを導入するメリットとしては、下記があげられます。

・申請や承認の業務がスピーディーに行える
・承認の通知が届くため、承認作業に漏れがなくなる
・コスト削減につながる

それぞれの内容について説明します。

申請や承認の業務がスピーディーに行える

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の業務をスピーディーに行えます。

なぜなら、タブレットでワークフローシステムを利用できれば、外出先にいながら申請や承認の業務ができるためです。

従来は、申請や承認の業務は原則として社内でしかできませんでした。そのため、営業担当者のように社内にいる時間が限られる従業員としては、上司などに対して申請をしたくてもなかなかできない点がネックとなっていました。

その点、タブレットを利用すれば、外出先にいながら申請が可能となります。また、承認者も場所を問わずに承認できるため、申請から承認までの時間が短縮されます。

しかも、タブレットなら承認や申請をいつでもできるため、承認や申請の業務を忘れてしまうことが少なくなります。

申請や承認の業務を迅速化するなら、タブレットを利用したワークフローシステムの導入が効果的です。

承認の通知が届くため、承認作業に漏れがなくなる

ワークフローシステムのサービスには、承認の通知が届く機能がついているものがあります。

承認の通知は、申請者がタブレットで申請した時点で承認者に届く仕組みとなっています。この仕組みであれば、申請を受けたことがすぐにわかるため、即座に承認、もしくは必要に応じて差し戻しすることも可能です。

もし、承認者が外出先にいたとしても、申請が届いたら外出先で内容を確認できるため、その場で即座に承認できれば、申請から承認までの時間が短縮されます。

承認作業に遅れが発生しないようにするなら、タブレットを利用したワークフローシステムを導入してみましょう。

コスト削減につながる

そのほか、タブレットでワークフローシステムが利用できるようになると、コストの削減につなげられます。

削減できるコストとしては人件費のほか、コピー用紙やプリンターのトナーなど事務用品の費用も当てはまります。

人件費の削減につながる理由は、申請から承認までの業務はすき間時間を活用して効率よく行えるためです。

従来は、申請や承認に関連する作業のために時間を割く必要がありましたが、タブレットを利用すれば、申請したいときや承認の通知が届いたときに行うだけで済みます。

これにより、承認や申請にかかる時間が短縮され、結果として人件費の削減につながります。

また、タブレットで申請や承認の作業を行えばペーパーレス化につながり、紙の使用量が減ります。それにともなってコピー機のトナーの使用量も減少するため、事務用品コストを抑えられます。

コスト削減の観点からも、タブレットによるワークフローシステムは有効といえます。

タブレットに対応しているワークフローシステム　3選

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までの時間が短縮されます。その効果を高めるには、申請や承認の作業をタブレットでできるようにすることがポイントといえます。

ここでは、タブレットに対応しているワークフローシステムを3種類紹介します。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、使いやすさに特化している点が特長で、2022年のITトレンドランキングでは「ワークフロー」部門で1位を獲得しました。

ジョブカンワークフローはあらゆる種類の申請書に対応しています。簡単に申請書を作成できるほか、申請に対する承認経路を自由に設定できるので、申請と承認をスムーズに進めやすくなります。

また、タブレットを利用して外出先でも申請書の承認作業ができるので、承認の業務を効率的に行えます。

ジョブカンワークフローは中小企業から500人以上の大企業まで幅広く利用できます。

SmartDB　モバイルアプリ

大企業のさまざまな業務をデジタル化するプラットフォームを提供する「SmartDB」はモバイルアプリが利用できます。

Smart DBは、ワークフローシステムに限らず、フォームやコミュニケーションツール、データベースの管理などさまざまな業務をデジタル化できるプラットフォームです。

Smart DBのアプリを利用すると承認の作業ができるため、申請を受けたら、タブレットを利用しながら時間や場所を問わずに承認作業を行えます。また、アプリでは申請内容の詳細や添付書類も閲覧可能です。

そのほか、モバイルアプリを承認専用の端末として利用する方法もあります。企業内で業務を行う場合、通常業務をパソコンで行い、承認業務をタブレットで行えば、承認の作業をスムーズに進められます。

X-Point Cloud

X-Point Cloudは国内シェアNo.1のクラウド型ワークフローシステムで、従業員数が1000人以下の企業に適しています。

画面に表示される帳票は紙ベースのものと同様のものが表示されます。画面に表示された帳票上に入力していくだけで済むため、申請作業は紙ベースで申請を行っていたときと同様の感覚でできます。

承認する場合は、画面上に表示される「承認」の表示をタップするだけで済むので手軽に行えます。タブレットでも承認作業ができるため、すき間時間を活用しながら承認できます。

まとめ

申請や承認の作業を効率的に行うなら、タブレットにワークフローシステムを導入してみましょう。

タブレットでワークフローシステムを利用するメリットは、外出先でも申請や承認の作業を行えることです。これにより、申請や承認の作業に時間を割く必要が少なくなるため、業務を効率的に行えるようになります。

また、ワークフローシステムのサービスによっては資料をダウンロードできるものもあるので、それぞれのサービスを比べながら、自社に適したサービスを選びましょう。

ワークフローシステムで利用する以外にも、さまざま用途でタブレットを利用したい場合は、こちらを参照してください。