受付業務でのタブレットの活用

受付の未来を開く。コスト削減からトラブル回避まで、一台で全てを解決。

こんなお悩みはありませんか？

受付担当者の人件費がかさむ
受付担当者が兼務の場合、業務の進行に影響が出る
失礼な対応をしてしまう可能性がある
十分なセキュリティ対策が求められる

多くの企業では、来客者の対応をおこなうために受付担当者を配置しています。しかし、受付担当者を専任で配置すると人件費がかさむ点が課題となります。また、人件費を少しでも削減するために受付担当者を他の業務との兼務とすると、他の業務の進行に影響が生じかねません。そのほかにも、受付中に誤って失礼な対応をしてしまうなど、受付業務では思わぬトラブルが発生する可能性もあり得ます。これらの悩みを解決するならタブレットの導入が効果的です。

そのお悩みをタブレットで解決します

受付担当者の人件費がかさむ
受付担当者の人件費を抑えるなら、受付業務にタブレットを導入することが効果的です。タブレットを導入した場合にかかるコストは、タブレットの購入費用のほか、受付システムの利用料を毎月支払うだけで済むため、受付担当者の人件費と比べるとコストを抑えられます。
受付担当者が兼務の場合、業務の進行に影響が出る
企業によっては受付担当者が他の業務と兼務する場合があります。受付業務に時間がかかると、他の業務の進行に遅れが生じることにもなりかねません。受付業務にタブレットを導入すれば、受付業務を兼務する必要がなくなるため、業務を効率的に進められます。
失礼な対応をしてしまう可能性がある
受付担当者の経験が浅い場合、来客者に対して失礼な対応をしてしまう可能性があります。その場合、企業のイメージが低下する原因になりかねません。タブレットで受付を行えば、来客者に対して失礼のない受付対応が可能となり、来客者に良い印象を与えられます。
十分なセキュリティ対策が求められる
有人による受付対応では、誤って部外者を社内に入れてしまうケースもあり得ます。それを防ぐには、受付業務にタブレットを導入することが効果的です。受付システムによっては、社内に立ち入る際にQRコードが必要になるため、部外者が社内に入ることを防ぐ仕組みを構築できます。

受付業務をタブレットに置き換える場合、受付の場所には従業員がいないため、来訪者が来社した場合、オフィス内にどのように通知するかが課題となります。また、来訪者は受付時にタブレットを操作しなければならないため、タブレットは使いやすさ、見やすさが求められます。そのほか、来訪者が個人情報を入力した場合は、個人情報を適切に管理する必要があります。

お問い合わせ

受付業務のタブレット導入における課題

来訪者の通知をどのように受け取るか
来訪者が使いやすいと感じるか
来訪者の個人情報を適切に管理できるか

受付業務のタブレット導入における3つのポイント

前述のようなタブレット導入時の課題を解決し、スムーズに活用するためには、以下の内容を満たすことが必要です。

多様な通知方法に対応できる機能性を持っている
タブレットで受付をしてオフィス内の通知する場合、既存の電話で通知を受けるほかにも、ビジネスチャットツールを利用する方法もあります。通知の受け方は各企業において異なるため、多様な通知方法に対応できる機能があると利便性が高まります。
大画面のタブレットを選ぶ
来訪者がタブレットを操作してスムーズに受付するには、大画面のタブレットが適しています。画面が大きければ文字が大きくて見やすいため、初めてタブレットで受付をするときにわかりやすいと感じられます。
セキュリティ対策が万全なタブレットを選ぶ
受付業務でタブレットを使用する場合、来訪者の個人情報の漏えいを防がなければなりません。セキュリティ対策が万全なタブレットを選ぶことで、安心感が高まります。