様々な業務に使える！タブレットの情報共有アプリとは

• 2023.11.02
• アプリ・アクセサリー

ビジネスに使える情報共有アプリの活用が注目されてきています。従来の情報共有アプリは、仕事で使うにはセキュリティ面や使い勝手などで不安がありましたが、近年の情報共有アプリはビジネス使用にも耐えられる機能を搭載していることが多いです。

今回の記事では、情報共有アプリの主な機能を解説しています。また、情報共有アプリを選ぶポイントを紹介しているため参考にしてみてください。

情報共有アプリとは

情報共有アプリは、ビジネスでのチームワークで重要な役割を果たすツールです。情報共有アプリは1カ所に集約された情報を複数の拠点で共有できるため、チーム内のコミュニケーションや情報管理を効率化できます。

さまざまな共有の仕方があり、チャット機能を使ってリアルタイムにコミュニケーションできるほか、クラウド上でのファイル共有、Web会議での情報共有も可能です。

情報共有アプリを活用することで、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできる利便性が向上します。

情報共有アプリの利点は多岐にわたり、業務効率化や、部門間の連携強化にも寄与します。異なる部署や地域のメンバーが情報を共有できるため、情報の隔たりがなくなり、よりスムーズなコラボレーションが可能となるでしょう。

さらに、情報の一元化により情報の漏れや重複を防ぎます。情報が散在することで発生するヒューマンエラーやコミュニケーションミスを削減し、精度の高い情報共有が実現可能です。

情報共有アプリの主な機能

情報共有アプリの主な機能として次の3つの機能があります。

･ビジネスチャット
･ファイル共有
･Web会議

それぞれの機能を解説します。

ビジネスチャット

ビジネスチャット機能は、Web上でリアルタイムにチャット形式でコミュニケーションを行う機能です。特定のグループを作成したり個別にやり取りしたりできる点は、一般的なLINEなどのメッセージアプリと似ています。

しかし、ビジネスチャットには特有の機能があります。ファイル共有機能により文書や画像などのファイルを簡単に共有可能です。また、外部ツールとの連携機能によりプロジェクト管理ツールやカレンダーアプリなどとの連携が可能で、業務効率を高められます。

また、ビジネスチャットはメールよりも気軽に連絡が取れるため、迅速なコミュニケーションが可能です。リアルタイムにやり取りできるため、重要な情報の共有や迅速な意思決定が行われ業務のスピード感が向上します。

ファイル共有

ファイル共有アプリを利用することで、社内のチームや部門だけでなく、外部のパートナーや顧客ともファイルを簡単に共有できます。

共有したいファイルをアップロードして共有リンクを生成すれば、相手にURLを送るだけでファイルのダウンロードや閲覧が可能です。

ファイル共有機能により遠隔地や異なる組織間での情報共有がスムーズに行われ、業務効率が向上します。

さらに、ファイル共有アプリは従来のファイルサーバー設置やNASの物理的な増設に比べて、コストを抑えられます。特別なハードウェアや設備の導入が不要であるため、導入コストを低減できるでしょう。

また、アプリ提供元がセキュリティを担保しているため、ファイルの漏洩や不正アクセスのリスクも低減されます。

Web会議

情報共有アプリのWeb会議機能は、手軽かつ効果的なコミュニケーション手段です。テレビ会議と異なり、特別な設備やシステムを用意する必要がなく、タブレットやパソコンがあれば簡単に会議を行えます。

特に、画面共有機能は重要な機能の1つです。参加者は自分の画面上で資料やプレゼンテーションを開き、他の参加者とリアルタイムで共有できます。これにより、ビジネス上の課題やプロジェクトの進捗状況を可視化し、効果的な意思決定を行えるでしょう。

さらに、画面共有機能は資料の更新も可能です。例えば、会議中に新しい情報を追加したり、修正を加えたりできます。そのため、参加者全員が最新の情報を確認しながら会議に参加できることがメリットです。

情報共有アプリの選び方

情報共有アプリにはさまざまなものがあります。自社に合ったアプリを選定する必要があり、合わないアプリを選ぶと業務効率が悪くなる可能性もあるため注意が必要です。

デバイスの対応可否

情報共有アプリを選ぶ際には、対応デバイスを確認しましょう。自社で使用しているスマートフォンやタブレットでもアプリが使用可能かどうかを確認しなければいけません。

一部のアプリは特定のデバイスやOSに対応している場合があり、使用したいデバイスに対応していないと利用できないことがあります。自社の使用環境に適したアプリかどうかをよく確認し、全ての関係者がスムーズに情報共有に参加できるようにしましょう。

セキュリティ

情報共有アプリを選ぶ際には、セキュリティ面の確認が重要です。多くの企業が社外秘の情報を取り扱うため、情報漏洩やセキュリティ侵害のリスクを最小限に抑えなければいけません。

社内のルール作りやセキュリティ強化も必要ですが、情報共有アプリ自体がセキュリティに対応しているかも重要な要素です。

データの暗号化やセキュリティの高い通信プロトコルの使用、アクセス制御の強化などセキュリティに関する技術的な仕組みが整っているかを確認しましょう。

サポート体制

情報共有アプリを選ぶ際には、サポート体制の充実度も重要となるでしょう。導入直後は新しいシステムに慣れないため、トラブルや操作方法についての疑問が生じることがあります。

メールでの問い合わせだけではレスポンスに時間がかかる可能性があり、問題解決が遅れるかもしれません。そのため、迅速に対応してほしい場合や困ったときにすぐに相談したいときにはチャットや電話でのサポートがあると安心です。

チャットや電話でのサポート体制が充実している場合は専門スタッフがリアルタイムで問題を受け付け、迅速な対応をしてくれます。トラブルが発生した際に素早く解決できるため、業務の停滞を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

今回の記事では、さまざまな業務に使える情報共有アプリを解説しました。情報共有アプリはさまざまなツールを介して情報を共有できるアプリを指します。

ビジネスに特化したチャット機能や、複数拠点間のファイル共有、コミュニケーションが円滑になるWeb会議など業務効率改善につながるさまざまな機能を有していることが特徴的です。

今回の記事では、情報共有アプリを選ぶポイントを紹介しているため、導入を考えている方は参考にしてみてください。

Web会議など、テレワーク･リモートワークのタブレット活用についてさらに詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。