オフィスの来訪者・入退室管理もタブレットで

• 2023.08.07
• アプリ・アクセサリー

オフィスの来訪者の入退室を、紙で管理したりICカードで管理したりしている会社は多いのではないでしょうか。近年ではタブレットを使用した入退室管理も増えてきています。

工事などが不要のスマートロックと組み合わせて使用できて、ICカードなどの配布も必要としないため低コストで導入できるシステムとなっています。

今回の記事ではタブレットで入退室管理を行うメリットと、主な機能を2つ解説しているため導入を考えている方は参考にしてみてください。

入退室管理をタブレットで行うメリット

入退室管理をタブレットで行うメリットは「低コスト」と「他システムとの連携」です。従来のICカードや紙を使用した入退室管理と比較したメリットを解説します。

低コスト

タブレットを使用して入退室管理を行うことのメリットの1つは、低コストにあります。専用アプリをインストールし、アプリ内のユニークなIDを使用することで入退室管理が可能です。

そのためICカードの配布や管理が不要になり、コストや手間が削減できます。さらにiPad専用アプリを使用する場合、内蔵カメラを利用した顔認証による入退室管理も可能です。これにより、セキュリティを強化しつつ追加の認証機器のコストも削減できるでしょう。

他システムとの連携

タブレットを使用した入退室管理のメリットの2つ目は、他のシステムとの連携が可能なことです。

勤怠管理や就業管理システムとの連携により、入退室管理の記録をそのまま給与計算などに反映可能です。これにより手作業によるデータ入力のミスを防げます。

また、現在位置確認システムとの連携により配達員などの現在位置の把握が可能です。これは不正行為の防止や業務の効率化に役立ちます。配達員が正確に現地に到着しているかどうかを確認でき、リアルタイムな管理が可能です。

このような他システムとの連携によりデータの一元管理が実現され、効率性や正確性が向上します。さらに管理作業の負担を軽減し、業務プロセスの改善にもつながるでしょう。

入退室管理システムの機能

入退室管理システムにはさまざまな機能があります。今回はその中でも主な機能を2つ紹介します。

入退室記録の一元管理

入退室管理システムをタブレットで使用することで、クラウドでの入退室記録の一元管理が可能です。

入退室の履歴や関連データをクラウド上に保存し、アクセスできます。これにより、複数の拠点やオフィス間でのデータの共有やリアルタイムの更新が可能となるでしょう。

また、入退室データをCSVファイルとして出力できるため、勤怠管理システムとの連携を容易にします。入退室データをCSVファイルに変換すれば、勤怠管理システムへのデータインポートや給与計算などのプロセスがスムーズに行えるでしょう。

さらに、一元管理機能によって、複数の拠点での入退室データを統合的に管理できます。従業員の出勤・退勤時刻や勤務日数などの情報を、各拠点のアプリからクラウド上の1つのデータベースに集約できるため、異なる拠点間でのデータの共有や集計がスムーズに行えます。

スマートロックとの連動

スマートロックは、タブレットを鍵の代わりに使用できる機能です。入退室管理アプリの専用アプリをタブレットにインストールし、ドアに近づけるだけで鍵が開くようになります。

また、スマートロックにはオートロック機能も付いています。タブレットを持ってドアから離れると、一定時間後に自動的に鍵が施錠されるため、鍵のかけ忘れの防止が可能です。セキュリティを高めながら利便性を確保できます。

さらに、ハンズフリー解錠機能も備えています。例えば、両手に荷物を持っている場合でも、タブレットを持っているだけでドアの開閉ができます。

まとめ

今回の記事では、オフィスの来訪者の入退室管理をタブレットで行う方法を解説しました。従来の紙やICカードを使用した入退室管理と比較して、タブレットを使用した場合は低コストでシステム構築が可能です。

また、クラウド上でのデータ管理が行えるため複数拠点をまとめて管理できることもメリットの1つとなるでしょう。

今回の記事では、入退室管理システムの主な機能を2つ紹介しているため、入退室管理システムの導入を検討している方は参考にしてみてください。

入退室管理など、製造業でも使えるタブレット活用についてさらに詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。