ICT化が進む今こそタブレットの導入を!事前に準備しておくことは?

  • 2022.07.07

ICT化の進展によって多くの企業でタブレットを導入しています。時代の流れに合わせてタブレットの導入を検討している企業もあることでしょう。

しかし、いざタブレットの導入に踏み切ろうとしても、どのような準備が必要なのか見当がつかず、導入を見送ってしまうこともあるのではないでしょうか。

この記事では、タブレットを導入するにあたって必要な準備について説明します。また、タブレットを導入した後、タブレットの利用を定着させる対策についても紹介します。

タブレットを導入するために必要な準備は?

自社でタブレットを導入し、業務において多くの社員が日常的に利用するようになるには、タブレットを導入する前に事前の準備が必要です。

事前準備の大まかな流れは下記のようになります。

・タブレットを導入する目的を明確にする
・タブレットをどの業務で使用するかを決める
・使用するタブレットの機種を決める
・初期設定を行う
・タブレットを試験的に利用する
・ガイドブックを作成し、説明会を開催する

それぞれの項目について下記で説明します。

タブレットを導入する目的を明確にする

タブレットを導入して、社内で日常的に使用されるようにするには、タブレットを導入する目的を明確にする必要があります。

タブレットの導入目的は「業務の効率化」がメインといえるでしょう。そのほかにも「ペーパーレス化によるコスト削減」「場所を問わずにコミュニケーションが可能なこと」などがあげられます。

もし、タブレットを導入する目的が明確でなければ、社員の中にはタブレットに対するマイナスイメージを持つ人が出る可能性があります。それにより、社内でタブレットが利用されにくい状況になりかねません。

マイナスイメージの例としては「タブレットの操作が面倒に感じる」「タブレットで作業するよりも、いままでの作業方法がやりやすい」などがあります。

このような状況を防ぐために、タブレットを導入する目的はあらかじめ明確にしておきます。

タブレットをどの業務で使用するかを決める

タブレットを導入する場合は、どの業務で使用するかをあらかじめ決めておきます。

タブレットを導入することで得られる効果は「業務の効率化」です。そのため、効率化をすすめたい業務に対して優先的にタブレットを使用すると良いでしょう。

タブレットを業務で使用する例としては、下記があげられます。

・営業担当者がタブレットを使って営業資料を表示できるようにする
・飲食店のレジをタブレットに置き換える
・タブレットの撮影機能を活かし、設備点検の業務に使用する

使用するタブレットの機種を決める

タブレットをどの業務で使用するかを決めたら、使用するタブレットの機種を決めておきます。

機種を決めるにあたって重視したい項目は、端末の重さやディスプレイの大きさ、搭載しているOS、ストレージの容量などがあります。

そのほか、工事現場に持ち込む場合は、防水・防塵対応のタブレットが適しています。

業務用としてタブレットを使用する場合、ディスプレイが10インチ以上なら画面が見やすく作業性が高まります。

搭載しているOSは、自社で使用しているパソコンとデータを共有するならWindowsが適していますが、操作性の面やアプリの導入を考えると、AndroidやiPadも選択肢に入ります。

どのような業務でタブレットを使用するか、という観点からタブレットを選びましょう。

初期設定を行う

タブレットを使用する前には初期設定が必要です。初期設定で行うこととして主なものをあげると、下記があります。

・SIMカードを挿入し、タブレットが正常に作動するかを確認
・ネットワーク設定を行い、タブレットの接続状況を確認
・アカウントの登録
・メールの設定
・パスワードの設定

初期設定を行うことで、タブレットの使用が可能となります。

タブレットを試験的に利用する

タブレットの機種を決めて実際に導入したら、タブレットを一つの部署など小さな範囲で試験的に利用してみましょう。

試験的に導入するメリットは、業務でタブレットを使用しているときに問題が発生した場合、タブレットの導入が小さな範囲にとどまっているため、問題への対応が容易となる点です。

見方を変えれば、試験的にタブレットを導入すると、どんな問題が起きやすいかを見つけやすくなります。

また、試験的にタブレットを導入すると、その部署の社員からさまざまな質問も上がることでしょう。そこで上がった質問は、後述するガイドブック内の「よくある質問」に質問と回答を載せることで、タブレットの導入に対する不安の解消につながります。

ガイドブックを作成し、説明会を開催する

試験的な導入が済んだら、ガイドブックを作成し、説明会を開催しましょう。

ガイドブックに記載する内容は、タブレットを導入する目的、タブレットを利用するうえでのルール、初期設定に関すること、よくある質問などです。ガイドブックを作成したら、タブレットを利用する予定の従業員に配布しておきます。

説明会は、社員がタブレットの操作方法を理解するために開催します。

説明会という場を設けてタブレットを導入する目的や、タブレットの操作方法を説明すれば、社員としてはタブレットの操作方法を理解しやすくなり、実際の業務でタブレットをスムーズに利用できます。

タブレットの利用を促す対策は?

タブレットを導入できたら、次はタブレットの利用をいかに促すか、という点が課題となります。ここではタブレットの利用を促す対策についてみていきます。

新たにアプリを追加し、さらに使いやすい状況に

タブレットを導入したら、新たなアプリを追加し、タブレットをさらに使いやすい状況にします。

新たに追加する主なアプリとして、報告書作成のアプリ、勤怠管理のアプリ、設備の点検・調査を簡単に行えるアプリなどがあります。

タブレットの強みは、さまざまなアプリをインストールすることによって、作業の効率性が向上することです。タブレットに使いやすいアプリをインストールして、作業の効率が向上する環境を整備しましょう。

業務でのタブレットの使用を義務化する

タブレットの利用を促すための抜本的な対策は、タブレットの利用を義務化することです。

例えば、業務の報告書をタブレットで作成することを義務化するとしましょう。義務化するにあたっては、先の項目でも説明したとおり、あらかじめ報告書作成のアプリをインストールしておき、タブレットで報告書を作成しやすい状況にしておきます。

また、タブレットで報告書を作成する場合のメリットも伝えます。例をあげると、ペーパーレス化によって紙のコストを削減できること、報告書の提出はタブレットで送信するだけで済むため、上司に提出する手間が省けることなどです。

タブレットでの業務が負担に感じないような環境をあらかじめ整備しておけば、タブレットの利用率向上が期待できます。

まとめ

タブレットを導入するにあたって特に重要な点は、導入する目的を明確にしておくことです。

目的が明確になったら、タブレットをどの業務で利用するかを決めます。

タブレットを利用する前の準備としては、使用するタブレットの選定、タブレットの初期設定を行います。その後、タブレットを試験的に利用したうえで、タブレットを使用するにあたってのガイドブックを作成し、説明会を開催します。

社員がタブレットを日常的に利用するようになるためには、作業の効率性が向上するアプリをインストールしておくなど、タブレットを利用しやすい環境づくりを行うことが大切です。

タブレットを導入すれば、業務の効率化が期待できるほか、コストの削減も見込めます。企業の生産性を高めるためには、タブレットの導入が効果的です。

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(画像は写真ACより)