業務にタブレットを導入!ビジネスをサポートする便利なアプリはある?

  • 2022.06.27

ビジネス利用で広がるタブレット

企業のデジタル化に伴い、様々なビジネスシーンでタブレットが使われるようになりました。外出先での利用に便利であることから、タブレットの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、タブレットがどのように利用されているかを解説しながら、タブレットを活用しやすくするビジネスアプリを紹介します。

業務でタブレットを使うメリット

タブレットは、パソコンより省スペースで持ち運びしやすく、起動も速いのが特徴です。

カタログ、プレゼン資料、会議資料、マニュアルなど仕事に必要なものを電子化すれば、紙資料の入った重いカバンを持ち歩かなくても、タブレット1つで外出先や取引先、会議室など場所を選ばずに確認できます。

またスマートフォンより画面が大きく、キーボードがなくても手軽に操作できるため、建設現場のようなデスクのない場所でも、サブデバイスとして立ったまま入力作業や書類の編集・管理が行えます。

資料をまとめたり整理したりする手間がかからず、移動中などスキマ時間を使って仕事ができるのも魅力です。作業効率をアップさせながら紙代、印刷代など諸経費の削減にもつながっています。

タブレットの利用シーン

では、タブレットはどのような業務に利用されているのでしょうか。いくつか例をあげてみます。

スケジュール管理

タブレットでスケジュール管理・シフト管理などに活用できます。管理担当者が会社のPCでGoogleカレンダーを利用している場合、同じアプリをタブレットからログイン、従業員のスケジュール確認、会議の予約、出張日時の変更などが行えます。

またアプリを使ってチームで共有ができるので、プロジェクトのスケジュール管理などにも活用できます。

プレゼンテーション

タブレットは、営業用ツールとして多く活用されています。パソコンよりも画面は小さくなりますが、便利なのはその操作性です。

営業先で電子カタログやパンフレット、分析資料などを見てもらうとき、タッチパネルで切り替えがスムーズに行え、細かい資料を提示するときも簡単に画面を拡大することができます。

映像や音声を加えたプレゼンテーションも、サッと表示させることができるので、テンポ良くアピールできるのが強みです。

会議

会議にタブレットを持って行くことで、必要な情報や資料を共有したり、要点をメモしたりするのに活用できます。1日に複数回会議がある日でも、タブレット1つですぐに資料を取り出せます。

また、タブレットがあれば遠隔からWeb会議に出席できます。外出先から移動する手間も省けるため、仕事の効率アップにつながっています。

便利なビジネスアプリ3選

タブレットを使いこなし、業務を効率化するためには、使いやすいアプリをインストールすることも大切です。ここでは、OSに関係なく、無料で使える人気のアプリを3つ紹介します。

営業・プロジェクトに「Evernote」

「Evernote」は、アイデアやプロジェクト、ToDoリストなどを記録できるメモアプリです。プロジェクトごとに分類していくつでも「ノート」を作ることができるので整理しやすく、メモ書きだけでなく、音声や画像、動画なども保存しておくことができます。

どのデバイスからでもアクセスできるので、場所を選ばずに確認することができます。

Evernoteの便利なところは、入力した情報をすべて自動保存することです。作業途中で保存をクリックせずに閉じてしまっても、その時の作業データをうっかり消してしまう、ということはありません。

チームで共有できる「Stock」

「Stock」は、チームで情報を共有・コミュニケーションできるアプリです。テキストや画像、音声、ファイルなどアップロードされた情報を「ノート」としてタスクごとにストックします。

メッセージ機能を使ってコミュニケーションをとると、そのやりとりも記録として「ノート」にまとまっているので、タスクごとの情報が分散されず、過去の振り返りもスムーズに行えます。ITに詳しくない人でも、簡単に使えるように開発されています。

お試し期間は30日となっていますが、20ノートまでは無料で使い続けることができます。

ファイル共有・編集できるGoogleドライブ

Googleドライブは、文書や画像、動画まであらゆる情報を保存することができるアプリで、情報を共有する複数の人が同時に編集することも可能です。

Googleドライブの大きなメリットは、15GBストレージ(容量)まで無料で利用できること。しかもGoogleドキュメントで作成されたファイルは容量にカウントされません。また無料でもセキュリティがしっかりしているので、安心して保管できるのも魅力です。

アプリ導入の注意点

アプリは職種や業務、用途に合わせて様々な種類がありますが、仕事で選ぶ際にはセキュリティ対策が行えるものを選びましょう。

無料プランは使い勝手を試すものとして有効ですが、ストレージが少なかったり認証やアクセスログなどのセキュリティ対策、サポートサービスなどがつかない場合があります。

ビジネス目的で使用する場合には、有料プランも視野に入れ、タブレットに最適なアプリを組み合わせ、生産性を高めていきましょう。

(画像は写真ACより)