お子さんのより確実な安全・健康の管理が可能に!

なぜCLIDEなどのタブレット製品が必要だったのですか? (導入前の課題)

家城様：数年前からICT化による業務の効率化に会社全体として取り組んでおりまして、保育事業部としましては、去年の9月から「登降園システム」を導入しました。このシステムは園児の方の登降園の際、保護者の方が入口にあるタブレットにタッチをして、打刻記録を残す事により延長料金の計算ができるシステムとなっています。次の段階として保育士が手書きで記入する様々な保育書類のICT化を進めていくプロジェクトが立ち上がりました。

入口に置かれたタブレット。登降園時に保護者の方がタッチして、打刻記録を残す仕組み

業務の効率化によって保育士が働きやすい環境にしたい

家城様：保育書類にはいろいろなものがあります。毎日の健康記録、午睡(昼寝)の記録などを0歳から2歳の園児さんの場合は個別に書類として残すことが義務付けられています。それを全て紙で管理していましたので、その管理は非常に大変でした。書類が散逸したり、抜け漏れしたりしないように、また園長先生による最終承認があるかを簡単に確認できるようにして、確実に記録を保存、管理できるようにしたいと考えていました。そうした改善を図ることによって今まで書類の記入や整理にかかっていた時間を本来やるべき保育に注力できるようになります。
保育所不足や待機児童問題などのニュースを耳にすることがあると思いますが、その根底には保育士不足という問題があります。少しでもシステムの力を借りて効率化できるところは効率化して、残業のない、保育士にとって働きやすい職場作りを目指す上でもICT化は必要です。

お子さんの安全・健康の管理をより確実にしたい

家城様：加えて、保育事業に関して、今、問題視されているのが園児のお子さんのお昼寝中の記録の管理です。0歳児であれば、5分に1回寝ている様子に異常がないかをチェックして、うつ伏せ寝であれば、仰向けに直したりしますが、そういったチェックを手書きで行いますと、後から記録を書き直すこともできてしまいます。そこにシステムを導入することで、お子さんの安全・健康の管理がより確実に行えるようになります。
そうした点を踏まえて、全保育士にタブレットを貸与して、そのうえで書類のICT化を進めていくことになりました。
ハードウェアの選定は、システム管理課とも相談しながら、最終的に御社のタブレットが良いという結論にいたりました。

さまざまな製品がある中でなぜCLIDE製品を選んだのですか？(導入の決め手)

家城様：まず、アンドロイド系のタブレットの方がアプリを入れるときに汎用性が高いということで、アンドロイド系のタブレットを探していました。今、常勤保育士が150人ほどいまして各自が１台ずつ利用し、さらに各クラスにも配置していますので、それだけの数を一括導入するためには、コストパフォーマンスも重要なポイントでした。また短期間に台数を揃えるという必要がありましたので、そこに対応をしていただいたという点も製品選定の要件となりました。3、4種類見させていただきましたが、そうした点を考慮して、最終的にCLIDEタブレットが一番良いという判断に至りました。

CLDEタブレットを導入された施設、規模を教えてください。

家城様：当社が運営している保育所全13園の各園に10名程度、常勤の保育士がおり、さらに各クラスに非常勤の保育士もいますので、予備用のタブレットも含めて、各拠点に10~15台、全部で180台のタブレットを導入しました。

どのように運用されていますか?

家城様：毎日記入する日誌からはじまって、お昼寝と健康記録、身長体重の健康記録、さらに週間、月間、年間の指導計画など様々な書類があります。そうした書類が全てアプリ化されていて、タブレット端末を使って記入します。その内容を園長先生が承認していくという流れで一元管理しています。各園の記録は本部からも確認できますので、抜け漏れがない形で管理できるシステムになっております。一人ひとりがIDとパスワードでログインするので、誰が作った書類かというのも識別でき、大変便利になりました。

タブレットに表示されたメニュー画面。様々な書類がアプリで一元管理されている

CLIDEタブレットを導入してどんな効果がありましたか?

記録の抜け漏れがなくなった

家城様：まず、記録を抜け漏れなくしっかりと管理できるようになりました。例えば、来園している園児さんの名前が日誌上に自動的に出てきますので、午睡(昼寝)の記録など様々な記録の記入漏れを防げます。最終的には園長先生が承認することになっていますので、その日の記録がどこで止まっているのかが一目で分かるようになっています。コンプライアンス上の強化につながったと思います。

作業の効率化

家城様：手書き書類をなくすことによる効率化を挙げることもできます。以前よりも楽になってきたという意見を現場から聞いています。紙の書類ですと、全て一から作成する必要がありますが、タブレットですと、前年とか前月の記録から、データを簡単に引用することができます。例えば、来月の計画を記入する際に今月の振り返りからデータを持ってきて作成することで、同じことを何回も書く作業を省けるようになりました。コピーして転用することで、別の書類に反映することも簡単にできます。

紙の書類の保存スペースが不要になった

大塚様：紙ベースでの保存がなくなった分、スペースができました。紙の書類は2年単位で保管しています。直近2年分の書類は園にあって、それよりも古い書類は倉庫に置いてあります。1年分の書類で段ボール4、5箱になります。10年分となると、その10倍になります。それが倉庫に入っています。これからは、全て電子データで残せるようになりますので、その分のスペースが不要になります。
今まで紙ベースの時は個人情報ですので、鍵の掛かる書棚に入れていましたが、今はID、パスワードで管理していますので、充電しながら外に置いておけますので、記録の保存・管理も容易になりました。
以前は書類で全部書かれていましたので、どうしても保存状態が悪くなってしまいましたが、今は全部タブレットの中に集約されているので、本当に綺麗な状態で保存ができています。検索機能も付いているので振返りも早いですね。

探す時間の短縮

大塚様：毎年、自治体から監査が入ります。その際に提示を求められる書類があるのですが、今までは、過去の書類が入った段ボール箱から探すのに時間がかかることもありましたが、今後は検索機能を使って、簡単に必要な書類を見つけられるようになると思います。

午睡(昼寝)チェックの正確性がアップ

大塚様：0歳児の場合は、午睡(昼寝)チェックを5分に1回するのですが、呼吸があるか、熱が低温になってないか、仰向けにちゃんと寝てるかなどを確認します。今までの紙ベースですと細かい欄になっていましたので、書き漏れがあったりもしました。しかし今はタブレットでピッと押せばそこで記録できますので、確実にデータに残せるようになりました。確認した時間も自動的に残りますので、正確性が増したと思います。
また万が一、呼吸停止になった場合も本部にメールが通知される仕組みになっていますので、保育士が動揺して119番通報ができなくても、本部側から119番通報ができ、緊急対応も確実に行えるようになりました。

タブレットを使って、乳幼児の寝ている様子を常にチェックしている

どのように使っていきたいですか?

家城様：今は保育園内だけのシステムですが、今後は保護者の方との連絡帳も紙ではなく、メール配信等で行うことを計画しています。そうすることで、親御さんだけでなく、祖父母の方にも、その日の出来事を画像で配信することができますし、毎日の日誌記録や身長体重の健康記録なども簡単にお知らせすることができるようになります。
こうした連絡帳の機能を持たせることによって、保護者の方はスマホでいつでも確認でき、これまで以上に子育てや当園の保育に対して理解を深めていただけると考えています。