グループウェアをタブレットで！チームワークを活性化する機能とおすすめアプリ3選

• 2023.02.28
• アプリ・アクセサリー

グループウェアを聞いたことがない、イメージがわかないという方もいるでしょう。グループウェアはチームで働く環境に最適で、タブレットなどを使うことで外出先でも業務効率を向上させることができます。

本記事では、グループウェアの概要と活用のメリット、代表的なアプリ・サービスを紹介します。チームのコミュニケーションやワークフローに課題を感じている担当者は参考にしてみてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、メールやチャット、スケジュール管理、ファイル共有などが統合されたソフトウェアのことで、コミュニケーションを円滑にしチームワークの醸成・業務効率化を促進するツールです。

共同でプロジェクトを進めているチームや部門、部署など、人数が多くなるほどコミュニケーションコストがかかり、業務が停滞してしまう可能性があります。グループウェアは、業務の進捗状況や出退勤・外出予定の確認、会議の日時調整などがWeb上で行えます。電話やメール、メモ帳、オフィスのホワイトボードなどを使って管理していたものを、Web上で行うと考えると分かりやすいでしょう。

グループウェアに搭載されている主な機能

グループウェアには多くの機能があり、提供するサービスによって内容は異なります。その中で、代表的な機能を紹介します。

ファイル共有・管理

社内の規定や契約書、マニュアルなど従業員が確認したい文書を一元管理できます。席を立って資料を探したり、オフィスに戻ってデスクを確認したりする必要がなくなり、手元のタブレットやスマホで完結できるようになります。

スケジュール管理

チームのスケジュールを可視化・共有します。ミーティングなどを開くときに誰がいつ、どこにいるのかなどメンバーの行動把握、会議室予約状況などをすぐに確認できるため日時の調整がしやすくなります。

プロジェクト管理

メンバーのタスクを可視化し、プロジェクトの進捗状況や報告書などを確認できます。状況を把握することで、プロジェクトや業務改善のための分析に役立ちます。

掲示板・インフォメーション

社内の連絡やお知らせなどを掲載する掲示板もあります。メールよりもスピーディーで、コメントなどもできるため、メンバー同士のコミュニケーションツールとして活用できます。

ワークフロー

交通費の精算書や休暇届など各種申請、承認までグループウェアで完結できます。承認ルートをシステム上に設定することで、再申請でもルートの確認が必要なくなります。

グループウェア・アプリのおすすめ3選

それでは、どのようなグループウェアがあるのかみていきましょう。アプリは、用途や目的に合わせて選ぶ必要がありますが、タブレットやスマホにも対応しているものであれば、外出先や出張先でも利用できます。

Google Workspace

Google Workspaceは、GmailやGoogleカレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど、Googleのアプリをセットにして提供しているものです。ビジネス、プライベートともに多く使われているアプリが揃っており、Google MeetやGoogle Chatなどのコミュニケーションも充実しています。

Googleのアプリで作成した資料はすべてWeb上で共有・編集・コメント記載などが可能で、ほかのメンバーの招待もできるため外部組織とのプロジェクトを行うチームに適しています。また、Androidタブレットやスマホにも搭載されているものが多く、インストールなしですぐに始められます。

料金はビジネススタンダードプランで1ユーザーあたり月額680円です。

Microsoft Office 365

Word、Excel、PowerPoint、OneDrive、Outlookなどがあり、PCでOfficeを使用している人には使い勝手のよいグループウェアです。ほとんどのアプリがタブレット・スマホに対応し共有・共同編集が可能です。多くの企業で利用されているため、支店や関連事業者など横断的な協働・連携も容易に行えます。

料金は「Business Basic」プランで1ユーザーあたり月額650円です。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは中小企業向けのグループウェアで、ファイル管理、タスク管理、プロジェクト管理、ワークフロー、メール、メッセージ、報告書、タイムカードなど多彩な機能が基本装備されています。ほかにも顧客情報を管理できるアドレス帳や、外出中、離席中にメンバーのスマホ・タブレットに伝言を残せる電話メモ機能など、日本のビジネスに合わせた使い勝手や操作性が特長です。

料金はクラウド版・スタンダードコースで1ユーザーあたり月額500円です。

まとめ

グループウェアは社内やチームに多く活用されるほど業務が効率化し、費用対効果も高くなります。そのためには、用途や目的を明確にし、従業員が使うことでどのような効果が得られるか検証することが大切です。

まずは無料から始められるもの、最低限の機能を実装したものなどから始めて使い勝手を見極めていきましょう。

テックウインドでは、アプリを使ったさまざまなタブレットソリューションを提案しています。業務効率化や経営課題にお悩みの企業様は、お気軽にお問い合わせください。

アプリを使ったタブレットソリューションサービス