タブレットでも名刺管理ができる？名刺管理の必要性と管理方法

• 2023.08.05
• 活用事例

紙の名刺が多く溜まっていき、管理に困っている方は多いのではないでしょうか。また、デジタルデータで管理する場合でも入力を手間に感じたり、検索しやすい状態で保管しておくことを難しく感じている方も多いでしょう。

今回の記事では、名刺管理の現状と課題、タブレットによる名刺管理方法のメリットを紹介しているため、名刺管理で困っている方は参考にしてみてください。

名刺管理の現状

従来は紙の名刺でのやり取りが主流でしたが、最近ではデジタルデータでの名刺交換も増えてきました。紙で受け取った場合でも、エクセルなどを使ってデータ上で管理するケースも増えています。

デジタルデータでの管理では、スマートフォンやタブレット上で名刺を管理し、クラウド上で同期させることも可能です。これにより、名刺情報の共有や更新もスムーズに行えるようになってきています。

一方で紙の名刺には直接手渡すことでのコミュニケーション効果や個性の表現などの利点もあるでしょう。現在は、紙とデジタルの名刺管理が並存しており、個々のニーズに合わせた使い方が選ばれています。

名刺管理の課題

現在の名刺管理には、紙での管理とデータでの管理の両方にそれぞれの課題が存在しています。課題は次の5つです。

･整理に時間がかかる
･入力に手間がかかる
･最新の名刺が分かりにくい
･常に持ち歩かないと、連絡先が分からない
･会社としての資産になっていない

それぞれの課題のポイントを解説します。

整理に時間がかかる

整理に時間がかかることが名刺管理の課題としてまずは挙げられます。紙の名刺は保管しておく場合にも場所が必要です。

また、デジタルデータであっても独自の方法で管理していた場合、管理する数が多いと整理が難しい状態になるでしょう。

エクセルなどで管理する場合でも、整理するために必要な情報をあらかじめ入力しておかなければなりません。

入力に手間がかかる

エクセルで管理をする場合に多い課題として入力の手間が挙げられます。名刺を1枚ずつエクセルに入力するには、名前やメールアドレス、住所、電話番号など入力するべき項目が多くなりがちです。

また手間がかかるだけではなく、入力時にミスがあり後々電話番号が分からなくなるなどの問題も発生しかねません。

最新の名刺が分かりにくい

長く付き合いのある人の場合、昇進や転職によって名刺が変わります。名前の部分は一致しているため、後々見返したときにどれが最新の名刺かが分かりにくいことが課題として挙げられるでしょう。

メールアドレスや電話番号は部署異動でも変わることがあるため、常に最新の連絡先を把握しておかなければなりません。

常に持ち歩かないと、連絡先が分からない

紙の名刺の場合、今まで貰った名刺を全て持ち歩くわけにはいきません。

外出する場合には厳選した名刺を持っていくことになりますが、突発的な案件で連絡先が必要になった場合に、持ち歩いていない名刺だとすぐには連絡先が分からないという課題があります。

エクセルで管理している場合でも、サーバー上に保管されていないと外出先からは確認できません。

会社としての資産になっていない

通常、社員が受け取った名刺は会社の所有物となるため、社員が退職する場合に返却しなければなりません。

ただしルール整備があいまいな場合などは、社員が退職後にも人脈として使用するため持ち帰ってしまうケースも少なからずあるでしょう。

社員が辞めない場合でも、基本的には社員個人が名刺管理を行っているため、会社として全容を把握できないことが課題として挙げられます。

タブレットで名刺管理する方法

タブレットで名刺管理する方法として、名刺管理ソフトの導入が挙げられます。

名刺管理ソフトを使用することで、課題として挙げた内容を解決できるでしょう。タブレットでの名刺管理では、まずOCR機能による名刺の一元管理が可能です。

OCRはOptical Character Recognition/Readerの略で、カメラで撮影した文字を認識してデータ化できる機能となっています。

つまり、OCR機能を使用して名刺を読み込むことで、データ入力の手間が省けるでしょう。

読み込んだデータはさまざまな情報でソートされるため、検索機能で必要な名刺をすぐに探せます。さらに、読み込んだデータをクラウドで管理するため、外出先から閲覧可能になることや、複数の社員で共有できるため会社の資産となるメリットがあるでしょう。

まとめ

今回の記事では、名刺管理の必要性と管理方法の課題、タブレットで名刺管理する方法を解説しました。

名刺管理は、従来は紙での管理が主流でしたが、近年ではデジタルデータで管理する方法も増えてきています。名刺管理では、紙での管理やデジタルデータでの管理、どちらの方法でも次のような課題が挙げられます。

･整理に時間がかかる
･入力に手間がかかる
･最新の名刺が分かりにくい
･常に持ち歩かないと、連絡先が分からない
･会社としての資産になっていない

これらの課題を解決する手段として、タブレットによる名刺管理方法があります。名刺管理ソフトを使用してタブレットで管理することで、さまざまなメリットがあるでしょう。

今回の記事では、タブレットで名刺管理することによるメリットも紹介しているため参考にしてみてください。

タブレットの選定でお困りの場合は、こちらも参考にしてください。