デジタル化でペーパーレス化を進める、文書管理システムとは

• 2022.12.18
• アプリ・アクセサリー

資料や契約書、マニュアル、お知らせやメモ、名刺など、日々あらゆる紙資料が蓄積されていきます。オフィスに十分な保管場所を確保できない企業や、テレワークによる持ち出しで管理が難しくなっている企業など、紙資料に課題を抱えているところも少なくありません。

そこで今回は、そのソリューションとして紙資料をデジタル化する「文書管理システム」について紹介します。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙媒体の文書をデジタルデータにして格納・管理するものです。ただ文書をデジタル化して登録・保存するだけでなく、検索・閲覧をはじめ文書の整理や分類、差し替えなども簡単に行える機能が備わっています。

システムのサービスによっては、いつ・誰が・何を変更したかなどの情報を記録するバージョン管理機能、契約書など期限が近づくと自動で通知する機能などもあります。

タブレットで文書管理するメリット

文書管理システムを活用しやすい端末が、タブレットです。タブレットで文書管理システムを利用するメリットを解説します。

どこでも共有・確認できる

タブレットにすれば、紙文書のように保管場所を確保したり、重い書類を持ち運びしたりする手間がなくなります。在宅ワークや会議、出張、建設や医療などの現場でも、事務所やデスクに戻ることなく必要な文書をいつでもどこでも確認・共有することができます。

また、提出書類の申請や承認もタブレットを介して行えるため、業務効率につながります。

文書を管理しやすくなる

文書をシステムに登録し、フォルダー分けなどをしておくことで、書類の管理・検索を快適に実行することが出来ます。機密性の高い情報でも、アクセス権限を設けることでセキュリティを確保しながら端末を選ばず文書を管理できます。

ペーパーレス化を実現する

文書をデジタル化することで、紙やコピー機の経費、印刷や製本などにかかっていた作業コストも削減できます。また必要なくなった文書は、クリックするだけで削除が完了するため、廃棄作業なども必要なくなります。

紙文書のデジタル化にタブレット活用

実際に、紙文書をデジタル化していきましょう。紙文書をタブレットに保存するには、カメラで撮影して写真データとして保存するか、スキャンアプリなどを使って紙文書を読み取りファイルとして保存するか、2つの方法があります。

どちらもカメラを使いますが、スキャンアプリは文字認識機能で文書を読み取り、PDFファイルなどテキストデータ化できるので見やすくなります。

スキャンアプリをインストールする方法もありますが、iPadの場合は「ファイル」アプリ、Androidタブレットの場合は「Googleドライブ」にスキャン機能がついています。それぞれアプリを起動し、「スキャン」をタップして撮影しましょう。スキャンのやり直し、位置の修正、編集も行えます。

写真や名刺などの場合は、専用のスキャンアプリがあるので使い分けて整理するとよいでしょう。

文書管理に最適！「Handbook」

スキャンしてデジタル化したデータは、文書管理システムに保管しましょう。おすすめは「Handbook」です。Handbookは、社内資料、各種文書、営業資料などを保存・管理するシステムです。

文書だけでなく商品カタログやマニュアル、名刺、動画コンテンツなどあらゆる形式のファイルを格納し、必要な場面で迅速に開くことができるため、営業活動での資料管理に最適です。

セールスでは紙カタログでは説得しきれない製品案内ができるほか、外出先での急な問い合わせにも迅速に対応できます。また案件ごとの契約書、各種手続きに必要な書類、名刺、スケジュールなどHandbookで簡単に管理できます。

また大きな特徴として、管理画面で誰がどの資料を活用しているか、どのコンテンツを使って成約に結びつけているかなど進捗状況を把握・分析できる機能を有しています。必要に応じて個別にスキル指導や教育用ビデオの配信を行い営業担当者の商談スキルの標準化を図ることが可能です。

ほかにもテレワークなど遠隔での資料検索・閲覧、会議資料や教材の保存・一括配信、マニュアルの閲覧など、多種多様な用途で活用でき、社内のペーパーレス化、業務効率化を実現します。

まとめ

文書管理システムの活用は、これまでの業務負荷を軽減し、効率的な文書管理を可能にします。また災害や事故などに遭遇しても、企業の大切な情報資産を守ることができるので、文書のデジタル化とタブレット導入を検討してみてはいかがでしょうか。

文書管理システムHandbookに関して、さらに詳しく知りたい方はこちらも参考にしてみてください。