タブレットで会議、何を準備すればいい？

• 2022.12.28
• 用途別活用法

リモートワークやハイブリッドワークにより、会議も対面・非対面の両方で行われるようになりました。どちらの場合も、効率的な会議の実施のためにタブレットが多く活用されています。

会議の予約から内容、終了までをデジタルデータとして残すことにより、会議室の利用と管理がより効率的に行われています。本記事では、タブレットを活用したWeb会議のメリットとともに、タブレットを使った予約会議管理システムについても紹介していきます。

Web会議でタブレット利用シーン

Web会議ツールにはさまざまな種類があり、テレビ会議のような専用機器を必要とせずにすぐに始められるのが特徴です。マルチモバイル対応であるため、タブレットにも対応し利用シーンが広がっています。Web会議でタブレットを利用するメリットをいくつかあげていきましょう。

機能が標準搭載されている

PCでWeb会議に参加するためには、機種によってカメラやマイクを別途購入し、外付けで利用する必要があります。一方でタブレットは、マイク・カメラ機能が標準搭載されているため、タブレットに専用アプリをインストールするのみですぐに会議に参加できます。

どこでも参加できる

タブレットの大きなメリットは、PCと比べて手軽に持ち運びができる点です。インターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばずにWeb会議に参加できます。

たとえば出張中や、別のオフィス、現場などにも手軽に持ち運びできるため、移動時間などの調整を気にせずに外出先からアクセス・参加することができます。また、会議中に現場の状況を動画で伝えたり、資料を送信したりすることも可能です。

会議をしながらパソコンを使用できる

Web会議では、チームでの話し合いを行いながら編集作業が必要な場合もあります。タブレット画面でWeb会議、PCで編集など2画面で行えば会議の進行とチームでの作業を効率的に行うことができます。

またテレワークなどでは、いつでもWeb会議に参加できるようアプリを開いておくことも多くなりますが、使用していない間もバックグラウンドでデータ処理が行われています。そのためPCの動作が重くなってしまう可能性がありますが、Web会議をタブレットで行うことで、PCでの作業効率を維持することができます。

快適な操作で見やすい

モバイルデバイスとして、スマートフォンも同じように外出先で使用するのに便利ですが、資料や画像の閲覧は画面の大きいタブレットのほうが視認しやすいと言えます。

またメモアプリなどを使うことで、資料にメモやマーカーなどをつけることもできるので、PCや紙のメモ帳を使うことなくタブレット1つで完結できるのも魅力と言えるでしょう。

会議室予約システムの活用

Web上ではなく実際に会議室を使用する場合は、「会議室予約システム」を活用する方法があります。会議室の予約・入退室管理を行うツールで、無料でできるものから有料のものまでいろいろな種類があります。

無料で使える代表的なものは、Googleカレンダーがあります。会議室や施設などの名称を記入したカレンダーを作成しておき、会議室利用の日時や詳細を設定して招待された人が返信するというもので、カレンダー上で会議室の予約状況や参加メンバーの把握・管理ができる仕組みです。

有料のものでは、タブレットを使った会議室予約システムが多く導入されています。会議室前に設置されたタブレットで、会議室の利用状況の確認や予約、入退室の操作が行えます。社内で利用しているカレンダーアプリと連携できるものを利用すると、PCやスマホなどほかの端末からもリアルタイムに空き状況を確認・予約することができます。

会議室を利用するときは、「開始」「終了」ボタンを押すだけで、利用者に制限があるときは事前に送信されたQRコードを使って入退室を行うシステムを採用しているのが一般的です。

提供するサービスによっていろいろな機能を有しており、たとえば予約しても一定時間利用されないと自動キャンセルする機能や、早く終了した場合に利用可能として開放する機能、反対に延長する機能、会議終了時間が近くなるとアラーム（または音声）で警告する機能などがあります。

有料のものは一般的にプランで提供しているため、自社の必要なサービスが付随しているものを選びましょう。

まとめ

Web会議ツールでタブレットを使用する場合は、画面サイズ、画質などにも注意しましょう。画像や資料を閲覧するため、11インチ以上がよいとされています。また相手の表情や動きなどが分かりにくいと、コミュニケーションが円滑にならない可能性もあるため、画質は1920×1080（フルHD）などが理想と言われています。

会議室予約システムについては、Microsoft365やGoogle Workspaceなど特定のサービスでリモートワークやビジネス管理をしている場合、対応するOSを選ぶ必要があります。スムーズに会議を実行・管理するためにも、ぜひタブレットの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

Web会議やリモートワークにおけるタブレットの活用について知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。