ペーパーレス化を実現しよう！タブレットで文書管理をする方法は？

• 2024.01.10
• 用途別活用法

かつては、文書管理は紙ベースでおこなうことが一般的でした。しかし、現在ではパソコンやタブレット端末などで文書を電子化する「ペーパーレス化」が広くおこなわれています。

しかし、紙ベースでの文書管理に慣れていると、ペーパーレス化に取り組もうとしても、文書を電子化すること自体が面倒に感じる人もいるのではないでしょうか。企業内で文書を電子化し、ペーパーレス化に取り組むためにはその意義を明確にしておくことが重要です。

この記事では、ペーパーレス化が求められる背景について理解したうえで、タブレットを活用して文書を管理する流れについて説明します。

ペーパーレス化が求められる背景

ペーパーレス化とは、文書を保存するときに紙を使用せず、パソコンやタブレットなどの端末に保存する仕組みのことです。

ペーパーレス化が求められる背景としては、下記があげられます。

・地球環境の保護
・コストの削減
・業務の効率化
・文書の紛失防止

それぞれの内容について説明します。

地球環境の保護

ペーパーレス化を実施することで原料となる木材の量を減らせるため、地球環境の保護につながります。

1枚の紙は薄いものであるため、紙を消費したとしても資源の消費量は微々たるもの過ぎないと思うかもしれません。しかし、毎日のように多くの文書を紙ベースで使用していると、その量は膨大なものとなります。

日本製紙連合会のサイトによると、2021年における日本国内の紙・板紙消費量は185.7kgで世界7位となっています。2011年の数値と比べると、ペーパーレス化の普及によって減少しているものの、日本の紙消費量は世界でトップクラスです。

参考：日本製紙連合会
https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html

現在では古紙のリサイクル利用が増えていますが、紙の需要のすべてを古紙だけではまかないきれません。現状、紙を作るためには森林資源を必要としますが、ペーパーレス化に取り組んで紙の使用量を減らせば、森林資源の保護につなげられます。

コストの削減

文書の作成で紙の使用を減らすと、コストを削減できます。

紙の使用量を減らせば紙を購入するコストを抑えられるだけでなく、さまざまなコストを抑えられます。たとえば、印刷のコストやファイルの購入費用、保管の手間、保管スペースの確保、保管する棚の準備などです。

なお、ペーパーレス化に対応するために、パソコンやタブレット端末などを新たに導入するとコストがかかります。しかし、導入後は紙の使用量を減らせるため、長期的に見るとコストを削減できます。

業務の効率化

ペーパーレス化によって業務の効率化が実現します。

書類が紙ベースの場合、書類の数が多いほど必要な書類を探し出すまでに時間がかかりやすくなります。その点、文書を電子化しておくと、文書名や文書に関するキーワードを検索するだけで探し出せるため、必要な書類を簡単に探し出せます。

また、文書を電子化しておくことにより、社内の従業員同士や取引先の担当者などと文書を手軽に共有できます。メールやビジネスチャットに文書を添付するだけなので、文書の共有は簡単におこなえます。

文書の紛失防止

ペーパーレス化で文書を電子化しておくと、文書の紛失を防ぎやすくなります。

紙ベースで文書を保管する場合、持ち運びをしているときに文書を紛失してしまう可能性があり、情報流出につながる可能性があります。

文書を電子化して保存しておけば、文書自体を紛失してしまう可能性は低くなります。ただし、不正アクセスによって文書の内容が流出してしまうことがあるため、文書を電子化する場合は使用する端末のセキュリティ対策をおこなっておくことが大切です。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化のデメリットは、導入するための費用がかかること、電子文書を作成するために一定の知識を必要とする点です。

ペーパーレス化に取り組む場合、タブレットやスキャナーなど新たな機器を導入するための費用が必要となります。また、電子文書をクラウド保管する場合はクラウドサーバーの利用料が毎月かかります。

そのほか、文書の電子化を進めるにあたり、従業員の多くが文書を電子化する方法をくわしく理解していなければ、従業員に対して文書の電子化に対する教育も必要です。教育を実施する場合はそのコストも必要となります。

しかし、ペーパーレス化が順調に進めば、かかる費用はランニングコストのみで済みます。さらに、業務の効率化によって文書の保管や共有を簡単におこなえるようになるため、コストの削減につながります。

それを踏まえると、ペーパーレス化の実施は効果的といえるでしょう。

タブレットで文書を管理する流れをチェック

タブレットで文書を管理する流れは、大きく分けると「文書の保存」と「文書の検索」となります。

必要な文書を素早く探し出すためには、文書を電子化して保存しておくことが前提となります。

文書の保存

タブレットを活用して文書を保存する場合、文書があらかじめ電子化されている必要があります。

タブレットやパソコンで作成した文書はそのまま電子文書となりますが、紙ベースで作成した文書はスキャナーを使用して電子化する作業が必要です。

電子文書を保存する場合は、クラウドサーバーの利用、またはUSBメモリーやDVDなどの記録媒体に保存します。

文書の検索

電子文書として保存してあれば、文書が紙ベースの場合と比べると検索が容易におこなえます。

検索したいキーワードや文字列を入力すれば、それらの文字が含まれている文書を検索できるため、文書を簡単に見つけられます。

まとめ

ペーパーレス化は文書を電子化して紙の使用量を減らすことです。これは、見方を変えると業務の効率化やコストの削減につながるため、企業の経営においては有効な方法といえるでしょう。

ペーパーレス化はさまざまなメリットがある反面、導入のためのコストが必要であること、そして、文書の電子化の面において教育が必要となる点がデメリットです。

しかし、ペーパーレス化が順調に進められると、文書の保存を手軽におこなえるほか、文書の検索も容易になります。ペーパーレス化の作業はタブレットでも可能です。タブレットを活用したペーパーレス化の実施を検討してみませんか。

文書管理におけるタブレットの活用について知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。