書類作成もタブレットで！ビジネス書類を作る方法を覚えよう

• 2023.03.17
• 用途別活用法

外回りやリモートワークなど、オフィスのパソコンが使用できない状態で書類を作成・編集しなければならないときは、タブレットに文書アプリをインストールすることでノートパソコンのように使うことができます。

本記事では、タブレットで完了できる書類作成方法と手順を紹介します。書類の作成や確認が容易に行えるようになるので参考にしてみてください。

「Microsoft Word」をダウンロード

ここでは、Androidタブレット（またはWindowsタブレット）、文書作成で一般的に利用される「Microsoft Word」を使って書類を作成する場合のやり方を説明します。

まずPlayストアからAndroid版「Microsoft Word」ソフトをダウンロードしましょう。Android版のWordは無料で利用できます。

ダウンロードしたら、初回は新規アカウント登録をしてサインインする必要があります。その後「Wordの使用を開始」をタップして始めましょう。「＋新規」をタップすると、新しいページが表示され文書作成を開始できます。

レイアウト調整でビジネス文書を完成させよう

Android版Wordは、見た目にもパソコンと大きな違いはなく、レイアウトの調整なども可能です。

まずは必要な文章をすべて入力します。この段階ではすべての文章が左詰めになっていますが、ご存じの通りビジネス文書の基本的な形は「日付」「作成者（会社名など）」「締め」が右揃え、「宛名」「文章」が左揃え、「タイトル」が中央、などになっています。これらの位置を調整しましょう。

始めの「日付」の部分をタップしてカーソルを移動させ、次に文字入力パネルの右端に▲のマークがあるのでタップします。右揃えのアイコンをタップすると、日付は右側に移動します。「作成者（会社名など）」も右側、タイトルは中央揃えなど同じように作業を繰り返して位置を調整しましょう。

文章では内容によって「記」「以上」が使われます。Wordでは「記」と記すと中央に寄せられ、「以上」という文字が自動レイアウトで右寄せに表記される機能がついています。

タイトルなど、文字を強調したい場合はタイトルにカーソルを合わせ、タップ＆ドラッグして範囲を指定し太文字を選択、またはフォントサイズを変更しましょう。

タイトル下の文章は左揃えのままですが、タイトルの位置に合わせて左右の空白を調整したい場合は、文章をタップ＆ドラッグして文字入力パネルから「インデント」機能（文字列に矢印のついたアイコン）を選択すると見栄えがよくなります。

保存・印刷するには

作成した文章は自動で保存されますが、名前をつけて保存する場合は画面左上のメニューバー（横3本線）をタップして「名前をつけて保存」を選択します。

保存先はクラウドストレージに設定してありますが、パソコンで使用しているMicrosoftのOneDrive、Googleドライブ、Dropboxなどにも対応しており、保存することでパソコン・タブレットどちらからでもデータの閲覧・編集が可能になります。

印刷する場合は、メニューバーから「印刷」をタップし「PDF形式で保存」を選択、用紙サイズや部数を入力して保存のアイコンをタップします。次に使用しているプリンターメーカーのプリントアプリをダウンロードし、指示に従ってプリンターに接続、作成した文書をアップロードすれば印刷できます。

プリンターがない場合は、コンビニで印刷できるネットプリントをダウンロードしましょう。こちらはダウンロード、無料登録を行って印刷したい文書をアップロードすれば予約番号を発行してくれます。コンビニでコピー機に番号を入力すれば印刷できる仕組みになっています。

外出先でも効率よく印刷できるので、ぜひ活用してみましょう。

タブレットでの注意点

タブレットでWordを利用する場合、ページ区切りの挿入、マクロなどの機能は制限されています。また文字入力パネルを表示させることで文書全体の確認も難しくなるため、タブレットでの文書作成はあくまでも簡易的なものに利用するのがおすすめです。

特に注意したいのが、作成した文書が端末によって見え方が異なる可能性があることです。パソコン、タブレットなど作業環境が異なるとレイアウトも変わってしまう可能性があり、同じ文書を共有しても文字のサイズや位置などがずれて完全な再現が難しくなる場合があります。

その場合かえって効率が悪くなってしまうので、資料など複数ページで複雑な構成の文書作成はパソコン、外出先での簡易的な文書作成や文書修正・編集はタブレットで行うなど、用途や状況に合わせて使い分けるようにしましょう。

まとめ

文書作成アプリは、WordのほかにもWord、Excel、PowerPointの3つが使えるMicrosoft 365 （Office）、パソコンとの共有・編集、オフライン作業も可能なGoogleドキュメントなどもおすすめです。パソコンで使い慣れたアプリをインストールして、いつでもどこでも作業できる環境を手に入れましょう。

テレワーク・リモートワークや外出先におけるタブレットの活用について知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。