来客の受付業務にタブレットを導入して効率化を実現！

• 2024.03.04
• 用途別活用法

「受付は会社の顔」という言葉があります。来訪者の受付で丁寧に対応をすれば企業のイメージアップにつながります。

しかし、現在では労働力不足の減少で受付の担当者を配置することが難しい場合もあるでしょう。そのような場合は、来客の受付業務にタブレットを活用する方法もあります。

この記事では、受付業務を効率化するポイントについて説明したうえで、タブレットを活用した受付業務の方法について解説します。

受付業務の仕事内容は？

受付業務の仕事内容について主なものを下記にあげます。

・来客応対、電話対応
・スケジュール管理
・企業の情報、企業周辺の情報に関する案内

受付におけるメインの業務は来客応対や電話対応です。来社する方々や電話で問い合わせをする方々に対し、失礼のないよう丁寧に対応することが求められます。

また、社外の人が企業を訪れる場合は原則として予約が必要となります。受付の担当者は、日程調整をしたうえで訪問者が来社する日時を伝えます。

そのほか、受付担当者は、社外から訪れた人から「総務部は何階でしょうか」という質問や「近くにコンビニはありますか」という質問を受けることがあります。

そのような質問にわかりやすく答えることで訪問者の満足度を高められるため、受付担当者の応対しだいで企業の印象を良くする効果も期待できます。

現在では受付業務をIT化する事例も

受付業務は受付担当者によって行われることが一般的ですが、現在では、受付業務の効率化を図るためIT化する事例も増えています。

受付業務をIT化する方法について一例をあげると、タブレット端末を準備して受付システムをインストール方法があります。それにより、タブレット端末で受付業務が可能となります。

受付業務を効率化するメリットは？

受付業務を効率化するとさまざまメリットを受けられます。主なものとしては下記があげられます。

・コストの削減
・受付ミスの防止
・セキュリティ対策

コストの削減

タブレットを活用して受付業務ができれば、受付の窓口に担当者を配置する必要がありません。それにより、コストの削減につながります。

企業に訪問した人はタブレット画面を操作するだけ、あるいは事前に発行されたQRコードをタブレットの画面にかざすだけで社内への立ち入りが可能となります。

受付ミスの防止

タブレットでの受付業務において受付の予約をする場合、確実に予約を入れられます。人手によって予約を受けるとまれにミスが発生する場合がありますが、そのようなミスを防げます。

セキュリティ対策

タブレットによる受付の場合、事務室内で応対する形となるため、セキュリティ対策の面から見ても安心です。

受付担当者と訪問者が面と向かって応対せずに済むことで、トラブルを防ぐ効果も見込めます。

受付業務を効率化するポイントは？

受付業務を効率化すると、上記のようにさまざまなメリットが得られます。

しかし、単に「効率化したい」という気持ちで取り組むよりも、下記の2つのポイントを押さえたうえで取り組むと、タブレットによる受付システムを有効に活用できます。

・受付業務の現状と問題点の把握
・受付システムを導入する目的を明確にする

つまり、受付業務を効率化するためには、現状の受付業務がどのように行われていて、どんな問題点があるのかを把握する必要があります。

たとえば、企業の入口付近に受付窓口を設けて受付の担当者を配置しているとしましょう。しかし、売上が伸び悩んでいるにもかかわらず費用は増加し、特に人件費が増加しているとします。

その状況における問題点は「人件費の増加」となります。人件費を抑えるためには、受付の担当者を配置せずに受付システムを導入することが効果的といえます。

この場合において、受付システムを導入する目的は「人件費の抑制」となります。

受付業務における問題点を把握し、受付システムを導入する目的を明確にしておけば、システムの導入によって受付業務の効率性が十分に高まります。

タブレットでどんな受付業務ができる？

タブレットを活用するとさまざまな受付業務ができます。主な業務としては下記があげられます。

・QRコードを利用した受付対応
・担当者名を検索して呼び出し
・入館や退館の自動記録

QRコードを利用した受付対応

受付窓口にタブレット端末を設置することで、QRコードを活用した受付対応ができます。

受付システムによっては、企業への訪問を予約した場合にQRコードが発行されます。QRコードはメールなどに添付され、企業訪問の当日にQRコードを受付窓口のタブレットにかざすだけで受付を済ませられます。

これにより、訪問者としても手軽に受付を済ませられるだけでなく、企業側としても受付担当者を通さなくても直接担当者につながるため、受付業務を効率化できます。

担当者名を検索して呼び出し

受付システムの機能によっては、タブレットの画面上に担当者名が表示されます。それにより、担当者名を検索して呼び出すことができます。

呼び出しの方法は、ビジネスチャットまたは電話などがあり、受付システムによって異なります。多くの受付システムではさまざまな呼び出しの方法に対応しています。

なお、担当者が出張中などで社内に不在の場合は、担当者名が表示されない仕組みとなるものもあります。そのような仕組みなら、担当者が不在にもかかわらず呼び出してしまうことがありません。

入館や退館の自動記録

タブレットで受付業務をすることによって、訪問者の入館や退館を自動的に記録できます。

受付の予約をしたときにQRコードが発行された場合は、入館時と退館時に受付のタブレットにQRコードが発行されたスマホをかざすことで入退館の時刻が記録されます。

また、QRコードが発行されていない場合は、入館時と退館時にタブレットの画面を操作することによって入退館の時刻を記録できます。

なお、入館時にはタブレット操作で受付をしても、退館時にはタブレットの操作を忘れてしまう人がいる可能性があります。そのような場合は、入館時の時刻から1時間後を退館時刻にするなど、柔軟な対応によって処理することもできます。

まとめ

来客の受付業務にタブレットを導入すると、受付担当者を配置する必要がないためコストの削減につながります。

また、来社の予約はタブレットを活用した受付システムによって受付するため、ミスのない状態で予約を受けられる点もメリットとなります。

タブレットを活用した受付システムでは、訪問者の予約対応のほか、来社予約の事前受付、入退館時刻の記録などの機能を利用できます。

受付業務を効率化するポイントは、システムを導入する際に目的を明確にしておくことです。たとえば「コストの削減」が目的であれば、それに応じたシステムを選ぶことにより、目的を達成しやすくなります。

業務の効率化を実現するために、受付業務にタブレットを活用してみましょう。

受付業務に関するタブレットの活用について知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。